Panduan Pengguna SILAB

Panduan interaktif untuk memahami fitur, alur kerja, dan topik penting di SILAB.

Halaman ini adalah versi HTML dari readme.txt yang dirancang agar lebih mudah dibaca. Gunakan pencarian untuk menemukan istilah tertentu, atau pakai indeks di sisi kiri untuk lompat ke bagian yang Anda butuhkan.

Akses Aplikasi https://silab.siakad.net/
Cocok Untuk Admin, laboran, dosen, dan mahasiswa yang ingin belajar memakai SILAB tanpa harus membaca dokumen teks panjang.
Kembali ke Atas
17 menu inti

Dashboard, master data, transaksi, laporan, notifikasi, dan profil pengguna tersedia dalam satu aplikasi.

4 role utama

Admin, laboran, dosen, dan mahasiswa memiliki fokus kerja yang berbeda sesuai hak akses masing-masing.

Approval & transaksi

Room booking, peminjaman alat, permintaan BHP, pengembalian, dan maintenance tercatat dengan status yang jelas.

Import Excel

Equipment dan BHP mendukung import/export dengan template dua sheet dan validasi referensi yang ketat.

Topik tidak ditemukan

Coba gunakan kata kunci yang lebih umum seperti alat, booking, BHP, maintenance, atau status.

1

Apa Itu SILAB

SILAB adalah aplikasi untuk membantu pengelolaan laboratorium kampus dalam satu alur kerja yang lebih tertib, terdokumentasi, dan mudah dipantau.

Gambaran Umum
Yang bisa dilakukan pengguna
  • Mengelola data laboratorium, ruangan, alat, dan BHP.
  • Mengajukan booking ruangan, peminjaman alat, dan permintaan BHP.
  • Menyetujui atau menolak pengajuan.
  • Mencatat pengembalian alat dan maintenance.
  • Melihat notifikasi serta laporan.
  • Import dan export data alat serta BHP dengan file Excel.
Catatan penting

Beberapa aktivitas penting dicatat otomatis oleh sistem sebagai audit trail internal, tetapi tidak ada menu Audit Log yang perlu dibuka oleh pengguna biasa.

Alamat aplikasi https://silab.siakad.net/
2

Peran Pengguna

SILAB memakai empat peran utama agar menu dan tindakan setiap pengguna tetap fokus pada kebutuhan pekerjaannya.

Role
Admin

Pengelola sistem yang mengatur data pengguna, hak akses, data master, approval transaksi, maintenance, dan laporan.

Laboran

Petugas operasional laboratorium yang mengelola alat, BHP, booking, peminjaman, pengembalian, maintenance, dan stok harian.

Dosen

Pengguna akademik yang dapat mengajukan booking ruangan, peminjaman alat, dan permintaan BHP.

Mahasiswa

Pengguna laboratorium yang dapat mengajukan booking ruangan, peminjaman alat, dan permintaan BHP.

3

Hirarki Data

Bagian ini membantu memahami bagaimana data saling berhubungan di dalam SILAB.

Struktur Data
A. Hirarki Pengguna Role -> User

Setiap user punya satu role, dan role menentukan menu yang bisa dibuka.

B. Hirarki Lokasi Department -> Laboratory -> Room

Department adalah unit atau jurusan, di dalamnya ada laboratory, dan setiap laboratory bisa memiliki room.

C. Hirarki Inventaris Alat Equipment Category + Vendor + Lokasi -> Equipment

Alat dikelola per unit, bisa dipinjam, dikembalikan, dan masuk maintenance.

D. Hirarki BHP Laboratory + Room + Vendor -> BHP Item -> BHP Mutation

BHP adalah bahan habis pakai, stoknya berubah lewat mutasi dan selalu tercatat.

E. Hirarki Hak Akses Module + Permission + Role -> Hak Akses

Permission seperti lihat, tambah, ubah, hapus, approve, dan export digabung sesuai kebutuhan tiap role.

F. Hirarki Transaksi User -> Room Booking -> Room User -> Equipment Loan -> Equipment Loan Detail -> Equipment Equipment Loan -> item alat dikembalikan satu per satu User -> BHP Request -> BHP Request Detail -> BHP Item Equipment -> Maintenance Record
5

Proses Bisnis Utama

Berikut adalah alur dasar yang paling sering terjadi di dalam SILAB.

Workflow
A. Data Master

Sebelum transaksi dilakukan, siapkan department, laboratory, room, equipment category, vendor, equipment, BHP, user, dan role bila diperlukan.

B. Booking Ruangan

Dosen atau mahasiswa membuat pengajuan, status awal pending, lalu admin atau laboran menyetujui atau menolak. Pengguna menerima notifikasi.

C. Peminjaman Alat

Satu pengajuan bisa berisi beberapa alat. Setelah dicek ketersediaannya, status bisa menjadi approved atau rejected, dan alat berubah menjadi borrowed saat disetujui.

D. Pengembalian Alat

Admin atau laboran memverifikasi pengembalian item satu per satu. Pengembalian bisa parsial hingga status loan menjadi returned atau partially_returned.

E. BHP

Ada dua alur: pengelolaan stok oleh admin atau laboran, dan permintaan BHP oleh dosen atau mahasiswa yang memerlukan approval.

F. Maintenance

Catatan maintenance dibuat saat alat bermasalah. Status bergerak dari reported, in_progress, completed, atau cancelled.

G. Laporan

Admin atau laboran dapat melihat laporan inventaris alat, stok BHP, mutasi BHP, booking ruangan, peminjaman alat, dan maintenance.

Notifikasi Internal

Admin dan laboran menerima notifikasi internal saat laporan dibuat atau status penting berubah.

6

Langkah Paling Awal

Jika Anda baru pertama kali memakai SILAB, ikuti langkah sederhana ini.

Mulai
  1. Buka browser.
  2. Masuk ke alamat https://silab.siakad.net/.
  3. Isi username.
  4. Isi password.
  5. Klik tombol Login.
  6. Setelah berhasil login, Anda akan masuk ke Dashboard.
7

Langkah Kerja Admin

Urutan kerja admin paling efektif adalah menyiapkan fondasi data dan hak akses lebih dulu, baru membuka transaksi untuk pengguna lain.

Admin
  1. Login sebagai admin.
  2. Buka menu Users dan pastikan akun pengguna sudah tersedia.
  3. Buka menu Departments lalu isi department jika belum ada.
  4. Buka menu Laboratories lalu buat laboratorium.
  5. Buka menu Rooms lalu buat ruangan.
  6. Buka menu Equipment Categories lalu isi kategori alat.
  7. Buka menu Vendors lalu isi vendor jika diperlukan.
  8. Buka menu Equipment lalu isi data alat.
  9. Buka menu BHP lalu isi data BHP.
  10. Jika perlu atur hak akses, buka menu Roles.
  11. Klik tombol Akses pada role yang ingin diatur.
  12. Centang izin yang diperlukan.
  13. Klik Simpan.
  14. Setelah data master siap, pengguna lain bisa mulai bertransaksi.
8

Langkah Kerja Laboran

Laboran berfokus pada operasional harian, approval, verifikasi pengembalian, dan pemantauan stok.

Laboran
  1. Login sebagai laboran.
  2. Lihat Dashboard untuk ringkasan kegiatan.
  3. Buka Notifications untuk melihat permintaan baru.
  4. Buka Room Bookings jika ada pengajuan booking.
  5. Periksa lalu approve atau reject.
  6. Buka Equipment Loans jika ada pengajuan pinjam alat.
  7. Periksa lalu approve atau reject.
  8. Buka Equipment Returns saat alat dikembalikan.
  9. Verifikasi item alat satu per satu.
  10. Buka BHP untuk stock in, stock out, atau adjustment.
  11. Buka BHP Requests jika ada permintaan BHP dari dosen atau mahasiswa.
  12. Approve atau reject permintaan BHP.
  13. Jika ada alat rusak, buka Maintenance.
  14. Jika butuh rekap data, buka Reports.
9

Langkah Kerja Dosen atau Mahasiswa

Pengguna akademik memakai SILAB terutama untuk membuat pengajuan dan memantau hasil approval.

Pengajuan
  1. Login ke aplikasi.
  2. Lihat Dashboard untuk ringkasan pribadi.
  3. Jika ingin booking ruangan, buka Room Bookings.
  4. Klik tombol Tambah.
  5. Isi data booking.
  6. Simpan pengajuan.
  7. Status awal akan pending.
  8. Cek Notifications secara berkala.
  9. Jika ingin pinjam alat, buka Equipment Loans.
  10. Klik tombol Tambah.
  11. Isi data pinjaman dan pilih alat.
  12. Simpan pengajuan.
  13. Jika ingin meminta BHP, buka BHP Requests.
  14. Klik tombol Tambah.
  15. Isi tujuan dan item BHP yang dibutuhkan.
  16. Simpan pengajuan.
  17. Tunggu approval dari admin atau laboran.
10

Baby Step

Contoh langkah praktis berikut bisa dipakai sebagai panduan cepat untuk tugas yang paling sering dilakukan.

Praktik Cepat
Contoh 1: Import Data Alat
  1. Login sebagai admin atau laboran.
  2. Buka menu Equipment.
  3. Klik tombol Template XLSX atau Template XLS.
  4. Unduh file template.
  5. Isi data alat pada sheet pertama.
  6. Lihat sheet kedua bila butuh referensi kategori, laboratorium, ruangan, vendor, dan status yang valid.
  7. Simpan file, lalu kembali ke menu Equipment.
  8. Klik tombol Import XLS/XLSX dan pilih file.
  9. Klik Import File.
  10. Jika ada satu baris salah, seluruh import dibatalkan agar data existing tetap aman.
Contoh 2: Import Data BHP
  1. Login sebagai admin atau laboran.
  2. Buka menu BHP.
  3. Klik tombol Template XLSX atau Template XLS.
  4. Isi data BHP pada sheet pertama.
  5. Gunakan sheet kedua untuk melihat referensi laboratorium, ruangan, vendor, dan status aktif.
  6. Simpan file dan kembali ke menu BHP.
  7. Klik tombol Import XLS/XLSX.
  8. Pilih file lalu klik Import File.
  9. Jika kolom current_stock diisi lebih dari 0, sistem otomatis membuat stok awal.
Contoh 3: Mahasiswa Booking Ruangan
  1. Login sebagai mahasiswa.
  2. Buka Room Bookings dan klik Tambah.
  3. Pilih ruangan.
  4. Isi tanggal, jam mulai, jam selesai, dan tujuan.
  5. Klik Simpan.
  6. Status awal pending.
  7. Tunggu approval dan cek hasilnya di Notifications.
Contoh 4: Dosen Meminta BHP
  1. Login sebagai dosen.
  2. Buka BHP Requests dan klik Tambah.
  3. Isi tujuan permintaan.
  4. Tambahkan item BHP dan jumlah kebutuhan.
  5. Klik Simpan.
  6. Status awal pending.
  7. Tunggu approval dari admin atau laboran.
  8. Jika approved, stok BHP otomatis berkurang.
11

Panduan Import dan Export Excel

Fitur spreadsheet terutama tersedia pada menu Equipment dan BHP.

Excel
Jenis file yang didukung

.xls dan .xlsx

  • Export dipakai untuk mengunduh data yang sudah ada.
  • Template dipakai untuk menyiapkan file import.
  • Import hanya untuk menambah data baru, bukan mengubah data lama.
  • Jika kode data sudah ada, import dibatalkan.
  • Jika ada 1 baris salah, seluruh file dibatalkan.
  • Sheet pertama untuk data utama.
  • Sheet kedua untuk referensi nilai yang valid.
Tujuan aturan ini

Menjaga data existing tetap aman, mencegah data dobel, dan mencegah relasi rusak karena nama referensi salah.

12

Arti Status Yang Sering Muncul

Bagian ini membantu pengguna memahami arti istilah status pada transaksi, alat, maintenance, dan stok BHP.

Status
Pending

Pengajuan sudah masuk, tetapi belum diputuskan.

Approved

Pengajuan disetujui.

Rejected

Pengajuan ditolak.

Returned

Semua alat pada pinjaman sudah dikembalikan.

Partially Returned

Baru sebagian alat yang dikembalikan.

Reported

Laporan maintenance baru dibuat.

In Progress

Maintenance sedang berjalan.

Completed

Maintenance sudah selesai.

Cancelled

Maintenance dibatalkan.

Tersedia

Alat siap dipakai.

Dipinjam

Alat sedang dipinjam.

Perbaikan

Alat sedang dalam perawatan.

Nonaktif

Data atau alat sedang tidak aktif dipakai.

Baik

Kondisi alat normal dan siap digunakan.

Rusak Ringan

Alat masih tercatat, tetapi perlu perhatian atau perbaikan ringan.

Rusak Berat

Alat mengalami kerusakan berat dan biasanya tidak siap dipakai.

Hilang

Alat tidak ditemukan dan dinyatakan hilang.

Aman

Stok BHP aman.

Menipis

Stok BHP menipis.

Habis

Stok BHP habis.

13

Tips Penggunaan

Beberapa kebiasaan kecil ini akan sangat membantu saat memakai SILAB sehari-hari.

Tips
Mulailah dari Dashboard Cek Notifications saat bingung status pengajuan Tombol Buka menandai notifikasi sebagai sudah dibaca Rapikan data master sebelum transaksi Selalu gunakan template resmi saat import
Panduan ini disusun dari readme.txt agar lebih mudah dibaca oleh pengguna awam dan lebih cepat dinavigasi saat mencari topik tertentu.